Assessment dei processi da automatizzare
Hai il sospetto che metà del lavoro del tuo team sia copia-incolla tra Outlook, Excel e SharePoint, ma non sai da dove partire. L'assessment automazione processi ti dice esattamente cosa automatizzare, in che ordine e con quale ritorno.
L'assessment automazione processi di UnoDiMeno è un'analisi operativa dei flussi di lavoro aziendali: osserviamo come documenti, email e dati si muovono oggi tra Outlook, SharePoint, Excel e gestionali, quantifichiamo tempi e volumi, e consegniamo una mappa dei processi da automatizzare con priorità, stima del risparmio e prerequisiti tecnici. Tutto avviene dentro il Tenant Microsoft 365 del cliente, senza che i dati escano dal perimetro.
Lo scenario: come funziona oggi
Nella maggior parte delle PMI italiane i processi amministrativi girano ancora su copia-incolla: le fatture arrivano come allegati PEC in una casella condivisa, qualcuno le scarica, le rinomina, carica il PDF in una cartella SharePoint e trascrive importi e scadenze in un file Excel di controllo. Lo stesso vale per ordini, DDT e richieste clienti: ogni documento passa di mano 3-4 volte prima di essere registrato nel gestionale.
Il problema non è la volontà di automatizzare, ma capire quale processo conviene prima. Uno studio contabile con 400 fatture al mese ha priorità diverse da un'azienda logistica con 1.500 email di trasporto a settimana: senza un assessment automazione processi si rischia di automatizzare il flusso più visibile, non quello più costoso.
Prima e dopo l'automazione
| Passaggio | Come si fa oggi | Dopo l'automazione |
|---|---|---|
| Individuare i processi critici | Sensazioni e aneddoti: "qui perdiamo un sacco di tempo" | Misura di volumi, tempi e ripetitività sui dati reali del Tenant |
| Stimare il risparmio | Stime generiche in percentuale, mai verificate | Ore/mese calcolate su ogni singolo flusso, con base documentale |
| Scegliere la priorità | Decide chi alza di più la voce | Matrice impatto/fattibilità condivisa con direzione e operativi |
| Verificare i prerequisiti | Si scopre a progetto avviato che manca la licenza o il dato | Checklist tecnica su licenze, permessi SharePoint e qualità dei dati |
| Gestire il rischio privacy | Il tema GDPR emerge dopo la scelta del fornitore | Valutazione privacy-first fin da subito: dati sempre nel Tenant |
Cosa comprende l'automazione
- Mappa dei processi osservati sul campo: input, output, sistemi coinvolti e colli di bottiglia per ogni flusso
- Quantificazione di volumi, tempi per singolo passaggio e costo stimato del lavoro manuale
- Matrice delle priorità: impatto economico contro fattibilità tecnica, per decidere l'ordine di intervento
- Schede di fattibilità per i 3-5 processi da automatizzare per primi, con agenti IA indicati e prerequisiti
- Verifica privacy e sicurezza: quali dati tocca ogni processo e come restano nel tuo Tenant Microsoft 365
Cosa resta fuori: l'assessment non è un audit contabile né una consulenza organizzativa. Non riorganizziamo l'azienda e non sostituiamo le persone: le decisioni critiche (approvazioni, deroghe, contenziosi) restano umane anche dopo l'automazione. Resta fuori anche l'implementazione vera e propria, che parte solo dopo la tua approvazione della mappa.
Dove risiedono i dati
Durante l'assessment guardiamo i processi da dentro il tuo Tenant Microsoft 365: SharePoint, OneDrive, Exchange ed eventualmente i gestionali già integrati. Lo storage resta dove è oggi: nessun documento viene copiato su sistemi esterni, nessuna copia di lavoro lascia il perimetro aziendale.
Anche il processamento avviene nel tuo ambiente: gli agenti IA che configureremo operano come applicazioni registrate nel tuo Tenant, con la connessione verso servizi esterni bloccata. I log di ogni accesso e operazione restano nel tuo ambiente e li controlli tu. Nessun dato viene usato per addestrare modelli: è il presupposto privacy-first su cui costruiamo tutto, non un'opzione.
Deliverable, tempi e criteri di selezione
L'assessment automazione processi si chiude con un documento operativo consegnato in una call di restituzione: mappa dei flussi, matrice delle priorità, schede di fattibilità e checklist dei prerequisiti. Tipicamente bastano due o tre incontri con chi svolge il lavoro ogni giorno, più l'accesso in lettura alle aree SharePoint e alle caselle interessate; il lavoro si svolge in poche settimane, senza fermare l'operatività.
I prerequisiti per partire sono semplici: un Tenant Microsoft 365 attivo, processi documentabili (anche solo descrivendoli a voce) e almeno un referente interno che conosce i flussi. I criteri di selezione con cui scegliamo insieme cosa automatizzare per primo: ripetitività del processo, volume mensile, rischio errore umano, disponibilità dei dati in formato leggibile e impatto su tempi di risposta al cliente. Se un processo non supera questi criteri, te lo diciamo e passiamo al successivo.
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Domande frequenti su Assessment dei processi da automatizzare
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