Casi studio di automazione aziendale
Niente promesse generiche: qui trovi solo progetti con baseline misurata, soluzione descritta, numeri prima e dopo, stack tecnico e vincoli operativi. Ogni caso studio di automazione aziendale è raccontato così com'è stato eseguito, dentro il Tenant Microsoft 365 del cliente.
I casi studio di automazione aziendale di UnoDiMeno documentano progetti reali in cui agenti IA nel Tenant Microsoft 365 del cliente automatizzano fatture, PEC, ordini e documenti. Ogni caso riporta baseline, soluzione, numeri misurati, stack e vincoli rispettati, con i dati sempre nel perimetro del cliente.
Lo scenario: come funziona oggi
Nelle aziende che arrivano da noi il flusso tipico è questo: le fatture fornitori entrano via PEC o email, qualcuno scarica gli allegati e ricopia a mano nel gestionale numero, data, imponibile e IVA. Gli ordini clienti arrivano in Outlook e finiscono in un Excel su SharePoint.
I volumi più frequenti: 800-2.500 fatture passive al mese, 300-1.000 PEC, 150-400 ordini via email. Due o tre persone dedicano dal 40% al 60% del tempo al copia-incolla tra Outlook, Excel e gestionale, con errori di data entry del 2-4%. Su queste baseline si misurano i nostri casi studio di automazione aziendale.
Prima e dopo l'automazione
| Passaggio | Manuale (prima) | Automatizzato (dopo) |
|---|---|---|
| Fatture e PEC | Download allegati e rinomina a mano, 4-6 min a documento | L'agente legge PEC ed email, estrae e archivia in SharePoint |
| Data entry nel gestionale | Ricopia manuale di numero, data, imponibile, IVA | Estrazione dati e pre-compilazione; l'operatore valida |
| Smistamento email | Lettura e inoltro manuale al reparto competente | Classificazione per reparto e urgenza, con bozza di risposta |
| Archiviazione contratti | Cartelle con nomi incoerenti, ricerca lenta | SharePoint con metadati e ricerca semantica |
| Reportistica | Excel aggiornato a mano a fine settimana | Dashboard automatica sui dati del Tenant |
Cosa comprende l'automazione
- Lettura di caselle email e PEC, con estrazione e classificazione degli allegati
- Estrazione dati da PDF e scansioni (fatture, DDT, ordini, contratti)
- Archiviazione in SharePoint con metadati e ricerca semantica
- Pre-compilazione di gestionale, Excel o CRM e generazione di documenti ricorrenti
- Bozze di risposta assistita e notifiche su Teams ai referenti
Resta fuori — e resta umano: approvazione dei pagamenti, firma dei contratti, gestione di eccezioni e reclami, ogni decisione con impatto economico o legale. Nei nostri casi studio l'agente prepara e propone, la persona valida e decide.
Dove risiedono i dati
In ogni progetto la regola è identica: storage in SharePoint, OneDrive ed Exchange nel tuo Tenant Microsoft 365, processamento nello stesso perimetro. Gli agenti sono installati nel tuo ambiente, la connessione esterna è bloccata e nessun dato alimenta il training di modelli.
Anche i log — cosa è stato letto, estratto e approvato — restano nel tuo ambiente, a supporto di audit e GDPR. È il requisito non negoziabile dei casi studio di automazione aziendale che pubblichiamo.
Tre casi nel dettaglio: baseline, numeri, stack e vincoli
Logistica, 45 dipendenti: 1.800 fatture/mese
Baseline: 2 addetti, 6 minuti a fattura, errori 3,1%. Soluzione: estrazione dati da PDF e PEC, pre-compilazione del gestionale, controllo ordine-DDT-fattura. Numeri: tempo a fattura da 6 a 1,7 minuti (-72%), errori allo 0,4%. Stack: SharePoint, Exchange, agente IA nel Tenant, gestionale. Vincolo: approvazione umana sopra 5.000 euro.
Studio di consulenza, 30 persone: 900 PEC/mese
Baseline: smistamento manuale, 3 minuti a messaggio, allegati persi o duplicati. Soluzione: classificazione PEC per pratica, estrazione allegati in SharePoint, notifica su Teams. Numeri: smistamento -65%, zero allegati non archiviati. Stack: PEC, SharePoint, Teams, agente nel Tenant. Vincolo: risposte ai clienti solo dopo validazione del professionista.
Manifattura, 80 dipendenti: 250 ordini via email/mese
Baseline: data entry da email a Excel e gestionale, 4 minuti a ordine, conferme in ritardo. Soluzione: email-to-Excel automatico e conferma d'ordine in bozza. Numeri: tempo a ordine da 4 a 1,2 minuti (-70%), conferme in giornata. Stack: Outlook, Excel, SharePoint, agente nel Tenant. Vincolo: prezzi e disponibilità confermati da un umano.
Approfondisci le soluzioni dietro ogni caso
Ogni caso studio di automazione aziendale combina una o più soluzioni della nostra mappa:
- Documenti: estrazione dati PDF (/soluzioni/documenti/estrazione-dati-pdf/), archiviazione SharePoint (/soluzioni/documenti/archiviazione-sharepoint/), ricerca semantica documenti (/soluzioni/documenti/ricerca-semantica-documenti/)
- Email: smistamento email (/soluzioni/email/smistamento-email/), estrazione allegati (/soluzioni/email/estrazione-allegati/), email to Excel (/soluzioni/email/email-to-excel/), automazione PEC (/soluzioni/email/automazione-pec/)
- Reparti: amministrazione e finance (/soluzioni/amministrazione-finance/), vendite e customer service (/soluzioni/vendite-customer-service/)
Nota operativa: i KPI misurati sempre sono tempo per operazione, tasso di errore, volumi ed eccezioni che richiedono l'umano. Senza baseline misurabile, il caso non si pubblica.
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