Parliamo del processo che vuoi automatizzare

Lo scenario: come funziona oggi

Nella maggior parte delle aziende italiane il lavoro ripetitivo è ancora manuale: fatture che arrivano via PEC e vengono rinominate una a una, allegati scaricati da Outlook in cartelle condivise, dati ricopiati da PDF a Excel, contratti salvati in SharePoint con metadati compilati a memoria. Ogni passaggio dipende da una persona che ricorda la procedura corretta.

Quando questi processi superano i 20-30 documenti a settimana, gli errori diventano sistematici: versioni sbagliate, notifiche perse, dati incoerenti tra gestionale e fogli di calcolo. È in questo punto che una consulenza automazione IA produce il massimo valore: non per sostituire le persone, ma per togliere loro i passaggi meccanici.

Prima e dopo l'automazione

Cosa comprende l'automazione

• Analisi del processo: ricostruiamo il flusso attuale tra SharePoint, Outlook, Excel e gestionali, con i volumi reali.
• Progettazione dell'agente IA: definiamo trigger, input, output e punti di validazione umana.
• Installazione nel tuo Tenant: l'agente lavora su SharePoint, OneDrive ed Exchange con i permessi che già gestisci.
• Monitoraggio e log: ogni azione è tracciata nel tuo ambiente, con regole di escalation.

Resta fuori dall'automazione, e resta umano, tutto ciò che richiede giudizio: approvazione di pagamenti, risposte a reclami, firma di contratti, decisioni su personale e clienti. L'agente prepara, smista e propone; la persona valida. È proprio questo perimetro, con i suoi punti di controllo umano, che definiamo insieme durante la consulenza automazione IA iniziale.

Dove risiedono i dati

Durante la consulenza automazione IA chiediamo quali dati tratta il processo — fatture, contratti, dati personali, documenti sanitari o legali — perché da questo dipende l'architettura. La risposta è sempre la stessa: storage e processamento restano nel tuo Tenant Microsoft 365.

La connessione verso servizi esterni è bloccata per configurazione, i log delle attività degli agenti restano nel tuo ambiente e nessun dato viene usato per il training dei modelli. Il GDPR non è un adempimento aggiunto dopo: è il vincolo di progettazione con cui costruiamo ogni automazione.

Come compilare il form: cosa ci serve davvero

Il form qualificante chiede cinque cose, e più sei specifico più la valutazione è utile. Processo: descrivilo come lo faresti a un collega nuovo ("arrivano fatture via PEC, le controllo, le carico sul gestionale"). Volumi: un ordine di grandezza basta — 50 documenti a settimana, 200 email al giorno. Sistemi: elenca dove vivono i dati oggi (SharePoint, Teams, Excel, gestionale). Dati: indica se ci sono dati personali o categorie particolari. Urgenza: se c'è una scadenza di bilancio o un picco stagionale, dillo.

Errori comuni da evitare

• Chiedere "un'IA per l'azienda" senza un processo: partiamo sempre da un flusso concreto.
• Sottostimare i volumi: 10 fatture al mese non giustificano un agente, 300 sì.
• Non coinvolgere chi esegue il processo oggi: è la fonte migliore sui casi limite.

Le richieste generiche ricevono risposte generiche; le richieste precise ricevono una valutazione di fattibilità entro pochi giorni lavorativi.

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