Automazione delle richieste di acquisto
Le richieste di acquisto arrivano da Teams, email e moduli Excel, e ogni approvazione si perde tra inoltri e solleciti. Con UnoDiMeno il flusso RdA gira dentro il tuo Tenant Microsoft 365: tracciato, approvato e archiviato, senza che un solo dato esca dal tuo perimetro.
L'automazione richieste acquisto di UnoDiMeno installa un agente IA nel Tenant Microsoft 365 del cliente: raccoglie le RdA da Teams, Outlook e SharePoint, applica il workflow di approvazione in base a importo e centro di costo, notifica gli approvatori e archivia ogni passaggio. I dati restano nel perimetro aziendale e l'umano mantiene la decisione finale sulle spese critiche.
Lo scenario: come funziona oggi
In una tipica azienda italiana di 60-200 dipendenti, le richieste di acquisto nascono ovunque: un messaggio su Teams al responsabile operations, un'email con oggetto "URGENTE: ordine materiale", un Excel condiviso su SharePoint che nessuno aggiorna. Un ufficio tecnico o di produzione genera facilmente 80-150 RdA al mese, tra ricambi, materiali di consumo e servizi.
Ogni richiesta viene inoltrata via email al capo reparto, poi al finance per il controllo budget, poi alla direzione se supera una certa soglia. Le approvazioni si perdono nelle caselle di posta, i solleciti si fanno a voce, e a fine mese qualcuno ricostruisce a mano in Excel chi ha approvato cosa e quando. Il gestionale riceve l'ordine solo alla fine, spesso con dati incompleti o codici fornitore sbagliati.
Prima e dopo l'automazione
| Passaggio | Manuale (oggi) | Con l'agente UnoDiMeno |
|---|---|---|
| Ricezione RdA | Email, Teams ed Excel non coordinati, richieste duplicate o perse | Un unico punto di raccolta: l'agente legge Teams, Outlook e il modulo SharePoint e registra tutto |
| Compilazione dati | Descrizioni libere, codici articolo e centri di costo mancanti o errati | L'agente normalizza i campi, propone centro di costo e fornitore abituale, segnala i dati mancanti prima dell'inoltro |
| Approvazione | Inoltri email a catena, attese di giorni, nessuna traccia affidabile | Workflow di approvazione RdA per soglie di importo: notifica su Teams all'approvatore corretto, promemoria automatici, audit trail completo |
| Controllo budget | Verifica manuale su estratti Excel del gestionale, spesso saltata | Confronto automatico con il budget del centro di costo registrato in SharePoint, blocco e segnalazione in caso di sforamento |
| Archiviazione | Allegati sparsi tra caselle email e cartelle personali | Ogni RdA con approvazioni e allegati archiviata in SharePoint, ricercabile per fornitore, data e centro di costo |
Cosa comprende l'automazione
- Raccolta multicanale: intercettazione delle richieste da Teams, Outlook e moduli SharePoint, con deduplica e registrazione in un elenco unico.
- Normalizzazione dei dati: estrazione di articolo, quantità, fornitore, centro di costo e urgenza, con richiesta di integrazione quando manca qualcosa.
- Workflow di approvazione RdA: instradamento automatico in base a importo, centro di costo e regole definite con voi, con notifiche Teams e promemoria.
- Controllo budget: verifica della disponibilità sul centro di costo prima dell'approvazione finale.
- Archiviazione e audit trail: ogni passaggio loggato e archiviato in SharePoint, pronto per verifiche interne o revisori.
Restano fuori, volutamente, le decisioni critiche: approvazione delle spese sopra soglia, scelta di un nuovo fornitore ed eccezioni alle regole restano in mano a una persona. L'automazione richieste acquisto prepara, instrada e registra; l'umano decide.
Dove risiedono i dati
L'agente viene installato direttamente nel vostro Tenant Microsoft 365: le RdA vivono in liste e librerie SharePoint, le notifiche viaggiano su Teams, le email restano in Exchange. Nessun dato viene copiato su server esterni: storage e processamento avvengono dentro il vostro perimetro, con la connessione verso l'esterno bloccata.
I modelli IA non vengono addestrati sui vostri dati e ogni azione è registrata in log conservati nel vostro ambiente, consultabili dal vostro IT. L'automazione richieste acquisto è GDPR by design: fornitori, prezzi e condizioni commerciali restano sotto il vostro controllo.
Errori comuni e KPI da tenere d'occhio
Gli errori più frequenti nelle RdA manuali sono noti: duplicati perché due reparti ordinano lo stesso materiale, approvazioni verbali mai registrate, codici fornitore obsoleti copiati da vecchi Excel, urgenze fittizie che saltano la fila. Un workflow di approvazione RdA automatizzato li intercetta alla radice: ogni campo mancante blocca l'inoltro e ogni passaggio resta scritto.
KPI suggeriti
- Tempo medio di approvazione: da giorni a ore, misurato dal log dell'agente.
- Quota di RdA complete al primo invio: quante richieste non richiedono integrazioni.
- Richieste duplicate intercettate: risparmio diretto evitato.
- Sforamenti budget bloccati: spese non autorizzate fermate dal controllo automatico.
Approfondimenti su Automazione delle richieste di acquisto
Domande frequenti su Automazione delle richieste di acquisto
Valuta l'automazione delle tue richieste di acquisto
Prenota un assessment: analizziamo insieme il tuo flusso RdA e ti diciamo dove l'automazione porta risultati misurabili, senza che i dati escano dal tuo Tenant.
Prenota un assessment