Data entry automatico da documenti

Fatture, ordini d'acquisto, moduli di adesione: ogni documento diventa una riga dati pronta nel gestionale o in Excel. Niente più ricopiatura a mano, nessun dato che esce dal tuo Microsoft 365.

In sintesi

Il data entry automatico trasforma documenti come fatture, ordini e moduli in righe dati su gestionale o Excel: un agente IA installato nel Tenant Microsoft 365 del cliente legge il documento, estrae i campi, li valida e li scrive nel sistema di destinazione. I dati non escono mai dal perimetro aziendale e l'operatore mantiene il controllo sui casi dubbi.

Lo scenario: come funziona oggi

In uno studio amministrativo o in un back office tipico, le fatture arrivano via PEC e su SharePoint, gli ordini in allegato alle email di Outlook, i moduli clienti come PDF scansionati. Un operatore apre ogni documento, legge i campi e li ricopia a mano: partita IVA, importi, date, codici articolo, riga per riga, in un foglio Excel condiviso o direttamente nel gestionale.

Con 300-800 documenti al mese, il data entry manuale occupa una o due persone per diverse ore al giorno. Ogni trascrizione è una possibile svista: un importo sbagliato, un codice invertito, una riga saltata. Gli errori si scoprono settimane dopo, durante le riconciliazioni o i controlli di bilancio, e correggerli costa più tempo di quanto ne serviva per digitarli.

Prima e dopo l'automazione

Passaggio	Manuale	Con data entry automatico
Ricezione documento	L'operatore apre PEC, email e cartelle una per una	L'agente intercetta il documento appena arriva su SharePoint o in Outlook
Lettura campi	Lettura visiva e ricopiatura di importi, date e codici	Estrazione automatica dei campi, anche da PDF scansionati
Controllo coerenza	Verifica a campione, spesso saltata sotto pressione	Validazione su ogni riga: partita IVA, totali, duplicati
Scrittura dati	Digitazione manuale in Excel o nel gestionale	Riga dati scritta direttamente nel sistema di destinazione
Casi anomali	Si scoprono dopo, in fase di riconciliazione	Segnalati subito all'operatore con il motivo dell'anomalia

Cosa comprende l'automazione

Intercettazione automatica dei documenti in arrivo su SharePoint, OneDrive e Outlook
Estrazione dei campi definiti con te: anagrafiche, importi, date, codici prodotto, IBAN
Controlli di validazione: formato partita IVA, quadratura dei totali, rilevamento duplicati
Scrittura della riga dati in Excel condiviso, SharePoint List o nel gestionale via connettore
Coda eccezioni con i documenti incerti e la motivazione del dubbio
Log completo di ogni operazione, consultabile nel tuo ambiente

Resta fuori, e resta umano: la decisione sui casi ambigui (una fattura con dicitura anomala, un contratto con clausole non standard), l'approvazione contabile definitiva, la gestione dei rapporti con fornitori e clienti. L'automazione prepara i dati, le persone decidono.

Dove risiedono i dati

Con il data entry automatico di UnoDiMeno, documenti e dati restano dove sono già: nel tuo Tenant Microsoft 365. SharePoint, OneDrive ed Exchange restano lo storage; l'agente IA viene installato dentro il tuo Tenant e processa i documenti lì, senza copiarli su server esterni. Ogni connessione verso servizi fuori dal perimetro è bloccata per configurazione.

I tuoi documenti non vengono usati per addestrare modelli di terzi. Ogni estrazione e ogni riga scritta lascia traccia nei log del tuo ambiente: sai sempre quale documento è stato letto, quali valori sono stati estratti e chi ha approvato le eccezioni. È un'architettura privacy-first, coerente con il GDPR by design.

Errori che l'automazione intercetta prima di te

Il valore del data entry automatico non è solo la velocità: è la qualità del dato. I controlli sistematici su ogni documento intercettano errori che nella ricopiatura manuale passano inosservati. I più frequenti negli scenari italiani:

Duplicati: la stessa fattura arrivata via PEC e via email viene riconosciuta e registrata una sola volta
Totali non quadranti: imponibile più IVA diverso dal totale documento, segnalato prima della registrazione
Anagrafiche incoerenti: partita IVA formalmente valida ma associata a un fornitore diverso da quello atteso
Campi mancanti: ordini senza data di consegna o senza riferimento, bloccati in coda eccezioni invece di entrare incompleti in gestionale

Due KPI semplici per misurare il risultato: percentuale di documenti processati senza intervento umano e tasso di errore residuo sulle righe validate. Entrambi sono tracciati nei log fin dal primo giorno.

Approfondimenti su Data entry automatico da documenti

estrazione dati da PDF→automazione PEC→archiviazione documenti su SharePoint→

Domande frequenti

Domande frequenti su Data entry automatico da documenti

1Il data entry automatico funziona anche con PDF scansionati o fotografati?

Sì. L'agente combina OCR e comprensione del layout per leggere anche scansioni e foto di documenti. La qualità dell'estrazione dipende dalla leggibilità: i casi incerti finiscono in coda eccezioni per la verifica umana.

2Può scrivere direttamente nel nostro gestionale o solo in Excel?

Dipende dal gestionale: se espone API o importa file strutturati, l'agente scrive direttamente. In alternativa produce righe in Excel o SharePoint List con il formato che il gestionale già accetta in importazione.

3Chi controlla che i dati estratti siano corretti?

L'agente valida automaticamente formati, totali e duplicati. I documenti che non superano i controlli vanno in una coda eccezioni: un tuo operatore li verifica e decide. Le decisioni critiche restano sempre umane.

4I nostri documenti vengono inviati a servizi esterni per l'elaborazione?

No. L'agente è installato nel tuo Tenant Microsoft 365 e processa i documenti lì. Le connessioni verso l'esterno sono bloccate, i dati non alimentano training di modelli esterni e tutto è tracciato nei tuoi log.

Vuoi capire quanto data entry puoi automatizzare?

Analizziamo insieme i tuoi flussi documentali e stimiamo quante righe dati possono arrivare in gestionale senza digitazione manuale.

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