Registrazione automatica dei dati fattura

Lo scenario: come funziona oggi

Oggi la registrazione delle fatture segue un rituale manuale: le fatture elettroniche arrivano dallo SDI e finiscono in una cartella SharePoint o nel flusso del gestionale, quelle in PDF arrivano via PEC o come allegati email su Outlook. L'impiegato amministrativo apre ogni documento, legge fornitore, partita IVA, imponibile, aliquota e scadenza, e li digita a mano in contabilità.

In una PMI con 300-800 fatture passive al mese significa 3-6 minuti a documento, più i controlli su duplicati e anagrafiche fornitori. I dati passano spesso da un file Excel di appoggio prima dell'inserimento: copia-incolla, refusi, doppi inserimenti. A fine mese la chiusura contabile slitta perché mancano sempre fatture da registrare.

Prima e dopo l'automazione

Cosa comprende l'automazione

• Intercettazione delle fatture elettroniche (XML FatturaPA) e dei PDF ricevuti via PEC, Outlook o archiviati in SharePoint
• Estrazione di fornitore, partita IVA, imponibile, IVA, totale, scadenze e coordinate di pagamento
• Abbinamento con l'anagrafica fornitori e rilevamento dei duplicati già registrati
• Proposta di registrazione contabile pronta per il tuo gestionale (TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Passepartout) o per l'import da Excel
• Segnalazione puntuale delle eccezioni all'operatore, con i campi incerti evidenziati

Resta fuori — e resta umano — tutto ciò che richiede giudizio: l'approvazione finale della registrazione, le contestazioni con il fornitore, le scritture di rettifica e ogni decisione su casi fiscali dubbi. La registrazione fatture automatica elimina la digitazione e prepara il lavoro; la decisione finale resta a chi segue la contabilità.

Dove risiedono i dati

Le fatture restano dove sono già: SharePoint, OneDrive ed Exchange del tuo Tenant Microsoft 365. Non vengono copiate su piattaforme esterne e non esiste un archivio parallelo di UnoDiMeno: storage e processamento avvengono dentro il tuo perimetro, con le tue identità e i tuoi permessi.

Ogni connessione verso l'esterno è bloccata e nessun dato delle tue fatture viene usato per addestrare modelli. Ogni passaggio della registrazione fatture automatica — documento letto, campi estratti, eccezione segnalata, conferma dell'operatore — è tracciato in log che risiedono nel tuo ambiente, a disposizione di DPO, revisori e funzione amministrativa.

Errori tipici che spariscono e KPI da monitorare

Gli errori più frequenti nella registrazione manuale sono sempre gli stessi:

• Duplicati: la stessa fattura registrata due volte, scoperta solo in riconciliazione
• Refusi su partita IVA e importi: un carattere sbagliato ferma i controlli automatici dell'Agenzia delle Entrate
• Scadenze errate: pagamenti anticipati o in ritardo per una data letta male
• Conto IVA sbagliato: aliquota o natura dell'operazione codificata in modo incoerente

Con la registrazione fatture automatica i KPI da guardare sono tre: percentuale di fatture registrate senza intervento manuale, tempo medio da ricezione a registrazione (da giorni a minuti) e numero di eccezioni ogni 100 documenti. Sono numeri che l'amministrazione può leggere direttamente nei log del proprio tenant.

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