Generazione automatica di PDF
Contratti, preventivi e report compilati da soli, partendo dai dati che hai già. Il PDF nasce nel tuo Tenant Microsoft 365 e lì resta: nessun copia-incolla, nessun dato fuori dal perimetro.
La generazione PDF automatica crea contratti, preventivi e report partendo dai dati interni dell'azienda — gestionale, Excel, SharePoint — e li compone in documenti pronti per la revisione o l'invio, senza copia-incolla manuali. Con UnoDiMeno tutto avviene nel Tenant Microsoft 365 del cliente: i dati non escono mai dal perimetro aziendale.
Lo scenario: come funziona oggi
Un'azienda di servizi con dieci commerciali produce ogni mese 150-200 preventivi: il venditore apre il template Word, copia i dati del cliente dal gestionale o da un foglio Excel, inserisce voci e prezzi dal listino, esporta in PDF e salva il file in una cartella di SharePoint, sperando di aver usato la versione giusta del listino.
Lo stesso copione si ripete per contratti e lettere di incarico: i dati arrivano da email, moduli o dal gestionale, vengono ricopiati a mano, il documento viene rinominato, archiviato e inoltrato via Outlook. Ogni passaggio manuale è un'occasione per errori di trascrizione, condizioni commerciali disallineate e versioni perse tra cartelle e allegati.
Prima e dopo l'automazione
| Passaggio | Oggi, a mano | Con la generazione PDF automatica |
|---|---|---|
| Raccolta dati | Copia dei dati cliente da email, gestionale o Excel nel template | I dati vengono letti direttamente dai sistemi interni autorizzati |
| Compilazione | Campi compilati a mano, con refusi e valori non aggiornati | Template compilato in automatico, con controlli di coerenza |
| Listino e clausole | Verifica manuale di prezzi, sconti e condizioni | Listino e clausole approvate applicate di default |
| Conversione e archiviazione | Esportazione in PDF, rinomina e salvataggio manuali | PDF generato, nominato e archiviato su SharePoint con regole fisse |
| Invio | Allegato via Outlook dopo aver cercato il destinatario | Bozza d'invio predisposta: la persona controlla e conferma |
Cosa comprende l'automazione
- Lettura dei dati di origine da SharePoint, Excel, gestionale o moduli interni
- Compilazione dei template approvati: contratti, preventivi, lettere di incarico, report periodici
- Conversione in PDF con convenzioni di naming e versionamento coerenti
- Archiviazione automatica nella libreria SharePoint corretta, con metadati utili alla ricerca
- Preparazione della bozza di invio via Outlook, con destinatario e testo già compilati
Cosa resta fuori e resta umano: l'approvazione delle condizioni commerciali, la revisione del documento finale prima dell'invio e la firma. La generazione PDF automatica prepara il lavoro; le decisioni che contano — sconti, deroghe, impegni verso il cliente — restano alle persone, che validano ogni documento critico prima che esca dall'azienda.
Dove risiedono i dati
Storage: i PDF generati e i template vivono nelle librerie SharePoint del tuo Tenant Microsoft 365, accanto ai dati di origine che restano dove sono già: gestionale, Excel, OneDrive, Exchange. Nessuna copia viene spostata su piattaforme esterne.
Processamento: gli agenti UnoDiMeno vengono installati dentro il tuo Tenant e lavorano solo lì. La connessione verso l'esterno è bloccata, nessun dato viene usato per addestrare modelli e ogni operazione è tracciata nei log del tuo ambiente: sai sempre chi ha generato cosa, quando e da quali dati. È il nostro approccio privacy-first: GDPR by design, non come clausola.
Errori da evitare e KPI per misurare il valore
Gli errori più comuni quando si introduce la generazione PDF automatica sono tre: partire da template non governati, dove ogni reparto usa una versione diversa; attingere a dati sparsi tra file personali invece che da fonti condivise e aggiornate; saltare il controllo umano finale, che invece va previsto come passaggio obbligato. L'automazione funziona quando template, fonti dati e responsabilità di validazione sono definiti prima.
I KPI che contano: tempo medio per produrre un documento (tipicamente da 20-30 minuti a pochi minuti, inclusa la revisione), tasso di refusi e valori errati intercettati, tempo che passa tra la richiesta del cliente e la consegna del preventivo. Sono numeri che si misurano in poche settimane, direttamente sui documenti reali del tuo flusso.
Approfondimenti su Generazione automatica di PDF
Domande frequenti su Generazione automatica di PDF
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