Automazione dei timesheet

Lo scenario: come funziona oggi

In una società di servizi o in uno studio di 40-80 persone, il timesheet è un appuntamento fisso di fine mese: ogni dipendente apre un file Excel condiviso su SharePoint o un modulo del gestionale e ricostruisce a memoria le ore per commessa. Chi lavora su 4-5 progetti in parallelo stima, arrotonda, dimentica le attività interne: formazione, riunioni commerciali, supporto ai colleghi.

HR e amministrazione rincorrono i ritardatari via Outlook e Teams, il responsabile di progetto controlla a campione perché verificare 200 righe a mano è impossibile, e le ore fatturabili si scoprono incomplete quando la fattura è già in ritardo. Il dato finale serve a tre scopi diversi — payroll, controllo di gestione, fatturazione al cliente — ma nasce da un'unica ricostruzione soggettiva.

Prima e dopo l'automazione

Cosa comprende l'automazione

• Lettura di calendario Outlook, riunioni Teams e documenti di progetto su SharePoint per ricostruire la giornata lavorativa
• Precompilazione del timesheet con allocazione ore per commessa, progetto o cliente secondo regole concordate
• Controlli automatici: giornate vuote, ore oltre l'orario contrattuale, sovrapposizioni tra commesse, straordinari non autorizzati
• Solleciti mirati via Teams ai soli dipendenti con compilazione incompleta
• Flusso di validazione: il dipendente conferma, il responsabile approva, HR riceve il consolidato
• Esportazione del riepilogo verso il file di payroll o il gestionale, con log completo delle approvazioni

Nell'automazione timesheet di UnoDiMeno restano fuori le decisioni che richiedono giudizio: la contestazione di una giornata, la gestione di un'anomalia disciplinare, la contrattazione con il cliente sulle ore fatturabili. L'agente prepara e segnala; la persona decide e valida ogni chiusura mensile.

Dove risiedono i dati

I timesheet contengono dati sensibili: presenze, permessi, malattie, perfino le relazioni tra colleghi. Con UnoDiMeno lo storage resta dove è oggi — SharePoint, OneDrive ed Exchange nel Tenant Microsoft 365 dell'azienda — e il processamento avviene nello stesso perimetro. La connessione esterna è bloccata: nessun dato esce verso servizi di terze parti e nessun contenuto viene usato per il training dei modelli.

Ogni azione dell'agente — proposta, modifica, approvazione, esportazione — è registrata in un log conservato nel tuo ambiente, a disposizione di HR, DPO e revisori. Il rispetto del GDPR non è un'integrazione successiva: è il modo in cui il sistema è costruito.

Errori tipici e KPI da tenere d'occhio

Gli errori più frequenti nei timesheet manuali sono ricorrenti: ore arrotondate a mezze giornate per semplicità, commesse errate perché i codici cambiano e il file Excel non è aggiornato, attività interne non allocate a nessun centro di costo, straordinari inseriti ma mai autorizzati. L'automazione dei timesheet li intercetta prima della chiusura, non dopo la fattura.

Per misurare il risultato bastano pochi indicatori, già disponibili nel log: percentuale di timesheet completi entro la scadenza, tempo medio di chiusura del mese, quota di ore non allocate, numero di correzioni dopo la validazione. In genere il primo segnale concreto è la scomparsa della rincorsa di fine mese: i solleciti automatici arrivano a chi serve, quando serve.

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