Automazione dei preventivi commerciali

Dalla richiesta del cliente al PDF pronto per l'invio, senza copia-incolla tra Excel, Word ed email. I tuoi listini e le tue condizioni restano dentro il tuo Tenant Microsoft 365: l'agente IA prepara, il commerciale approva.

In sintesi

L'automazione preventivi di UnoDiMeno genera offerte commerciali partendo dai dati già presenti nel tuo Tenant Microsoft 365: listini in SharePoint, storico trattative in Excel, richieste arrivate via Outlook. L'agente IA compila la bozza, produce il PDF in locale e la sottopone al commerciale per la validazione, senza che alcun dato esca dal perimetro aziendale.

Lo scenario: come funziona oggi

In molte aziende italiane il preventivo nasce da una email: il cliente scrive, il commerciale apre il listino in Excel, cerca sconti e condizioni nello storico su SharePoint, poi copia tutto in un modello Word. In una realtà con 30-80 offerte al mese, ogni preventivo richiede tra 40 minuti e due ore di lavoro manuale.

Le versioni si moltiplicano: listino_2025_v3_def.xlsx, prezzi concordati a voce, condizioni speciali sepolte in vecchie PEC. Il risultato sono preventivi incoerenti tra colleghi, margini erosi da sconti non autorizzati e tempi di risposta oltre i due giorni, proprio mentre il cliente sta decidendo.

Prima e dopo l'automazione

Passaggio	Oggi (manuale)	Con UnoDiMeno
Raccolta richiesta	Il commerciale rilegge email, PEC e appunti in Teams	L'agente estrae da Outlook articoli, quantità e date richieste
Prezzi e condizioni	Ricerca a mano tra Excel e listini su SharePoint	Recupero automatico di listino, sconti e storico cliente
Redazione offerta	Copia-incolla su modello Word, refusi frequenti	Bozza compilata e PDF generato in locale nel Tenant
Controllo margini	Verifica a memoria, sconti oltre soglia non intercettati	Regole su sconto massimo e margine minimo, validazione umana guidata
Invio e archivio	Allegato via mail, copia dispersa nelle cartelle	Archiviazione automatica su SharePoint con stato trattativa aggiornato

Cosa comprende l'automazione

Lettura delle richieste in arrivo su Outlook e PEC, con identificazione di articoli, quantità, vincoli di consegna e riferimenti del cliente
Recupero di listini, condizioni commerciali e storico prezzi da SharePoint ed Excel, sempre nella versione aggiornata
Compilazione della bozza di preventivo sul tuo modello e generazione del PDF in locale, senza servizi di conversione esterni
Controllo automatico di sconti, margini minimi, validità dell'offerta e completezza dei dati obbligatori
Archiviazione su SharePoint e aggiornamento dello stato della trattativa per il team commerciale

Restano fuori la trattativa vera e propria, la strategia di sconto oltre le regole definite e l'approvazione finale: ogni preventivo viene validato da una persona prima dell'invio al cliente. L'automazione preventivi toglie il lavoro ripetitivo, non la decisione commerciale.

Dove risiedono i dati

Con l'automazione preventivi di UnoDiMeno i dati restano dove sono oggi: listini, anagrafiche clienti, bozze e PDF vivono nel tuo Tenant Microsoft 365, su SharePoint, OneDrive ed Exchange. Lo storage e il processamento avvengono dentro lo stesso perimetro: l'agente IA è installato nel tuo ambiente e la connessione verso l'esterno è bloccata per impostazione predefinita.

Nessun dato viene usato per addestrare modelli esterni e nessuna copia dei tuoi prezzi o delle condizioni riservate lascia il Tenant. Ogni azione dell'agente è registrata in log che restano nel tuo ambiente, consultabili in qualsiasi momento: un requisito GDPR by design, non un'opzione aggiuntiva.

Errori comuni e KPI da monitorare

Gli errori più costosi nei preventivi manuali sono tre: listini non aggiornati applicati a clienti nuovi, sconti oltre la soglia autorizzata sfuggiti al controllo e offerte duplicate con prezzi diversi per lo stesso articolo. L'automazione dei preventivi commerciali li intercetta alla radice, perché prezzi e regole vivono in un'unica fonte dentro il Tenant.

KPI consigliati

Tempo medio dalla richiesta all'invio del preventivo
Percentuale di offerte corrette al primo invio, senza rettifiche
Tasso di conversione da preventivo a ordine
Quota di sconti oltre soglia bloccati prima dell'invio

Misurare questi indicatori prima e dopo l'attivazione permette di verificare il ritorno reale dell'automazione, senza affidarsi a promesse generiche.

Approfondimenti su Automazione dei preventivi commerciali

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Domande frequenti

Domande frequenti su Automazione dei preventivi commerciali

1L'automazione preventivi funziona con il mio gestionale?

Sì. L'agente lavora su SharePoint, Excel e Outlook; se il gestionale esporta listini o anagrafiche, li legge e li integra senza sostituirlo. Non serve cambiare i sistemi esistenti.

2Chi approva il preventivo prima che parta al cliente?

Sempre una persona. L'agente prepara bozza e PDF, ma l'invio avviene solo dopo la validazione del commerciale, che può modificare prezzi, testi e condizioni.

3Prezzi e listini restano riservati?

Sì. Tutto resta nel tuo Tenant Microsoft 365, la connessione esterna è bloccata e i dati non vengono mai usati per addestrare modelli. I log delle attività restano nel tuo ambiente.

4Da dove si parte per valutare l'automazione dei preventivi?

Da un assessment del flusso attuale: volumi di offerte, fonti dei prezzi, modelli usati. Sulla base di dati reali si definisce cosa automatizzare e con quali regole.

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