Smistamento automatico delle fatture
PEC, allegati Outlook, cartelle SharePoint: le fatture arrivano da ovunque e finiscono sempre sulla stessa scrivania. Un agente IA le legge, le classifica e le instrada nel tuo Tenant Microsoft 365, senza che un solo documento esca dal perimetro aziendale.
Lo smistamento fatture con UnoDiMeno è un'automazione che gira dentro il Tenant Microsoft 365 del cliente: un agente IA legge le fatture in arrivo da PEC, Outlook e SharePoint, le classifica per fornitore, tipo di documento e scadenza, poi le instrada nella cartella o nel flusso di approvazione corretto. I dati non escono mai dal perimetro aziendale e l'operatore mantiene il controllo sulle decisioni critiche.
Lo scenario: come funziona oggi
In una PMI italiana da 30 a 200 dipendenti arrivano tipicamente 300-800 fatture al mese: XML dalla PEC, PDF allegati a email su Outlook, scansioni caricate in una cartella SharePoint condivisa. Una persona dell'amministrazione apre ogni messaggio, capisce di che fornitore si tratta, rinomina il file e lo sposta nella cartella giusta o lo inoltra al responsabile.
Il risultato è noto: fatture che restano giorni nella posta in arrivo, fornitori che sollecitano, scadenze scoperte all'ultimo. L'indicizzazione in Excel viene fatta a fine mese, di corsa, e lo smistamento fatture diventa il collo di bottiglia che rallenta anche la registrazione contabile sul gestionale.
Prima e dopo l'automazione
| Passaggio | Manuale (oggi) | Automatizzato (con UnoDiMeno) |
|---|---|---|
| Ricezione | Controllo manuale di PEC, caselle Outlook e cartelle condivise più volte al giorno | L'agente intercetta ogni nuova fattura appena arriva, da qualsiasi canale |
| Identificazione | Apertura dell'allegato e riconoscimento a vista di fornitore e tipo documento | Lettura automatica di XML e PDF: fornitore, partita IVA, importo, tipo (attiva, passiva, nota di credito) |
| Instradamento | Spostamento manuale in cartella o inoltro via email al responsabile | Smistamento fatture per fornitore, tipo e scadenza verso cartelle SharePoint e flussi Teams dedicati |
| Notifica | Telefonata o messaggio al collega che deve approvare | Notifica automatica su Teams al responsabile, con scadenza e link al documento |
| Tracciabilità | Foglio Excel aggiornato a mano, spesso con ritardo | Registro automatico in SharePoint List: chi ha ricevuto cosa, quando e dove è finita |
Cosa comprende l'automazione
- Lettura delle fatture in arrivo da PEC, caselle Outlook dedicate e cartelle SharePoint di ingresso
- Estrazione dei campi chiave: fornitore, partita IVA, numero e data documento, importo, data di scadenza
- Classificazione per tipo: fattura passiva, attiva, nota di credito, proforma, acconto
- Instradamento automatico verso la cartella del fornitore, del centro di costo o del flusso di approvazione corretto
- Notifica su Teams al responsabile con evidenza delle scadenze imminenti
- Registro centralizzato con log completo di ogni smistamento, consultabile in SharePoint
Cosa resta fuori e resta umano: l'approvazione della fattura al pagamento, la contestazione verso il fornitore, la gestione dei casi anomali (documento illeggibile, fornitore sconosciuto, importo incoerente). In questi casi l'agente non decide: segnala e passa la pratica a una persona, con tutto il contesto già pronto.
Dove risiedono i dati
Le fatture restano dove sono: SharePoint e OneDrive del tuo Tenant Microsoft 365. L'agente IA viene installato dentro il tuo Tenant e accede solo ai contenitori che autorizzi, con le permission già esistenti. Nessuna copia dei documenti viene spostata su server esterni.
Anche il processamento avviene nel perimetro: la connessione verso l'esterno è bloccata per impostazione predefinita, nessun dato viene usato per addestrare modelli e ogni operazione dello smistamento fatture lascia un log nel tuo ambiente, non nel nostro. Se domani spegni l'automazione, documenti, registro e tracciati restano tuoi, dove sono sempre stati.
Errori comuni e KPI per valutare lo smistamento
Gli errori tipici dello smistamento manuale: fatture dello stesso fornitore finite in due cartelle diverse, note di credito instradate come fatture, scadenze a 30 giorni scoperte a 5. Con l'automazione ogni documento segue una regola univoca e le eccezioni vengono segnalate invece di perdersi.
I KPI che consigliamo di misurare prima e dopo: tempo medio tra ricezione e instradamento (da giorni a minuti), percentuale di fatture instradate correttamente al primo passaggio, numero di solleciti dei fornitori al mese e ore settimanali dedicate allo smistamento fatture. Sono numeri che l'ufficio amministrativo conosce già e che rendono il valore dell'automazione verificabile, non promesso.
Approfondimenti su Smistamento automatico delle fatture
Domande frequenti su Smistamento automatico delle fatture
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