Automazione dei documenti di trasporto

Lo scenario: come funziona oggi

In una tipica azienda italiana di produzione o distribuzione arrivano ogni settimana decine di DDT: allegati PDF in caselle Outlook condivise come magazzino@ o acquisti@, scansioni di documenti cartacei firmati al ricevimento, a volte foto fatte dal bancone. Qualcuno dell'amministrazione apre ogni allegato, legge numero e data, cerca l'ordine di acquisto corrispondente nel gestionale o in un file Excel e salva il file in una cartella di rete con una nomenclatura che ognuno interpreta a modo suo.

Con 150-300 DDT al mese il lavoro occupa diverse ore alla settimana e gli errori si accumulano: documenti salvati due volte, righe merce non controllate contro l'ordine, DDT del fornitore che restano nella inbox per giorni. Quando arriva la fattura passiva, risalire al documento di trasporto giusto diventa una caccia tra email, desktop e condivise.

Prima e dopo l'automazione

Cosa comprende l'automazione

• Intercettazione dei DDT in arrivo su caselle Outlook dedicate o in una cartella SharePoint di ingresso.
• Estrazione di numero documento, data, mittente, destinatario, vettore e righe merce con quantità e codici articolo.
• Verifica incrociata con gli ordini di acquisto e le anagrafiche fornitori presenti nei tuoi sistemi.
• Archiviazione automatica su SharePoint con metadati strutturati: fornitore, numero, data, ordine collegato, stato verifica.
• Notifica su Teams all'ufficio acquisti o al magazzino quando una quantità o un articolo non corrispondono all'ordine.
• Registro completo di ogni operazione in una lista SharePoint consultabile dall'amministrazione.

Resta fuori dall'automazione, e resta umano, tutto ciò che richiede giudizio: la decisione di contestare una merce al fornitore, l'accettazione di una consegna parziale, la gestione dei resi. L'agente prepara e segnala, una persona valida le decisioni critiche.

Dove risiedono i dati

L'automazione DDT è installata dentro il tuo Tenant Microsoft 365: i documenti restano su SharePoint, le email su Exchange, le notifiche su Teams. L'agente IA viene distribuito nel tuo ambiente e la connessione verso l'esterno è bloccata per configurazione: nessun DDT, nessun dato di fornitori o prezzi lascia il perimetro aziendale.

Il processamento avviene con le credenziali e i permessi che decidi tu, tracciato in log che risiedono nel tuo ambiente. Nessun dato viene usato per addestrare modelli esterni: è il principio privacy-first che rende l'automazione GDPR by design e difendibile in caso di audit o verifica del Garante.

Errori comuni e KPI da monitorare

Nella gestione manuale dei documenti di trasporto gli errori più frequenti sono tre: DDT archiviati con nomi incoerenti che rendono impossibile la ricerca, quantità ricevute mai confrontate con l'ordine, e documenti del fornitore persi tra le email, con conseguenti blocchi nel ciclo passivo. L'automazione DDT elimina la prima causa alla radice e riduce drasticamente le altre due.

KPI utili dopo l'attivazione

• Tempo medio tra ricezione e archiviazione del documento.
• Percentuale di DDT verificati contro l'ordine entro il giorno di arrivo.
• Numero di discrepanze merce intercettate prima della fattura.
• Ore amministrative risparmiate al mese sul ciclo ricevimento-Archiviazione.

Questi indicatori si leggono direttamente dal registro SharePoint alimentato dall'agente, senza reportistica aggiuntiva.

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