Automazione delle fatture passive

PEC, fatture elettroniche, PDF e DDT arrivano da ogni canale: un agente IA li intercetta, li legge e prepara la registrazione, mentre i tuoi dati restano nel tenant Microsoft 365 aziendale. Tu mantieni il controllo, il gestionale si aggiorna da solo.

In sintesi

L'automazione fatture passive di UnoDiMeno porta un agente IA dentro il tuo tenant Microsoft 365: intercetta le fatture da PEC e Outlook, estrae i dati chiave, le confronta con ordini e DDT su SharePoint e prepara la registrazione contabile. I documenti non escono mai dal perimetro aziendale e ogni passaggio è tracciato nei tuoi log. La validazione finale resta sempre all'amministrazione.

Lo scenario: come funziona oggi

Oggi le fatture fornitori entrano da almeno tre canali: la PEC dello SdI, allegati PDF nelle caselle Outlook degli acquisti, copie cartacee scannerizzate. In una PMI con 200-600 fatture passive al mese, una o due persone scaricano gli allegati, li rinominano a mano e li archiviano in una cartella SharePoint spesso incoerente.

Poi aprono l'XML o il PDF, trascrivono numero fattura, imponibile, IVA e partita IVA in un foglio Excel di controllo o direttamente nel gestionale, e vanno a cercare ordine di acquisto e DDT per il confronto. Ogni scostamento diventa una mail, ogni scadenza persa un sollecito. Il ciclo dipende dalla memoria delle persone, non da un processo.

Prima e dopo l'automazione

Passaggio	Oggi (manuale)	Con l'automazione
Ricezione	Controllo manuale di PEC e caselle Outlook, allegati salvati a mano	L'agente intercetta fatture da PEC e Outlook e le archivia su SharePoint con naming standard
Estrazione dati	Trascrizione di numero, data, importi e IVA in Excel	Lettura automatica di XML e PDF, dati strutturati in un elenco di controllo
Confronto ordine/DDT	Ricerca manuale dei documenti e verifica riga per riga	Matching automatico con ordini e DDT su SharePoint, scostamenti segnalati in Teams
Registrazione	Inserimento nel gestionale a fine giornata o fine settimana	Bozza di registrazione pronta per l'approvazione dell'amministrazione
Scadenze	Vademecum su Excel, solleciti scoperti in ritardo	Scadenzario aggiornato e promemoria automatici prima di ogni scadenza

Cosa comprende l'automazione

L'automazione fatture passive di UnoDiMeno copre l'intero ciclo documentale:

Intercettazione delle fatture in arrivo da PEC e caselle Outlook dedicate
Archiviazione ordinata su SharePoint con convenzione di naming condivisa
Estrazione di fornitore, numero, data, imponibile, IVA e condizioni di pagamento da XML e PDF
Confronto automatico con ordini di acquisto e DDT archiviati
Preparazione della bozza di registrazione per il gestionale o il file di controllo Excel
Scadenzario pagamenti con avvisi su Teams prima delle scadenze

Cosa resta fuori: l'approvazione del pagamento, la gestione delle contestazioni con il fornitore e la registrazione definitiva in contabilità restano decisioni umane. L'agente prepara e propone, l'amministrazione valida.

Dove risiedono i dati

Con l'automazione fatture passive di UnoDiMeno, lo storage e il processamento restano nel tuo tenant Microsoft 365: fatture, ordini e DDT vivono su SharePoint e OneDrive, le caselle restano in Exchange, le notifiche su Teams. L'agente opera con le identità e i permessi che già governano l'accesso ai documenti.

Nessuna connessione verso servizi esterni è consentita: il perimetro è bloccato in uscita, i dati non vengono usati per addestrare modelli e ogni azione dell'agente è scritta nei log del tuo ambiente, consultabili dal tuo IT. In caso di audit o verifica GDPR, l'evidenza di chi ha letto e modificato cosa è già disponibile, senza doverla ricostruire.

Errori che l'automazione elimina (e KPI da guardare)

Gli errori tipici del ciclo passivo manuale sono ricorrenti e costosi: doppie registrazioni della stessa fattura ricevuta su due canali, IVA applicata con aliquota errata, fatture senza ordine registrate comunque, scadenze mancate con perdita di sconti pagamento o interessi di mora.

Con l'automazione fatture passive questi casi diventano eccezioni segnalate, non sorprese a fine mese. I KPI utili per misurare il miglioramento: fatture registrate senza intervento manuale, tempo medio da ricezione a registrazione, numero di scostamenti ordine/fattura rilevati prima del pagamento, scadenze gestite senza solleciti dai fornitori. Bastano questi quattro numeri, letti nel tuo stesso ambiente, per capire se il processo sta funzionando.

Approfondimenti su Automazione delle fatture passive

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Domande frequenti

Domande frequenti su Automazione delle fatture passive

1L'automazione fatture passive funziona con le fatture elettroniche XML dello SdI?

Sì. L'agente legge sia l'XML della fattura elettronica sia i PDF, estraendo i campi rilevanti. Le fatture ricevute via PEC vengono intercettate e archiviate automaticamente su SharePoint nel tuo tenant.

2Serve cambiare gestionale contabile?

No. L'agente prepara bozze di registrazione e file strutturati compatibili con il tuo gestionale o con il foglio Excel che usi oggi. La registrazione definitiva resta una decisione dell'amministrazione.

3Chi controlla che i dati estratti siano corretti?

L'agente propone e segnala le anomalie (scostamenti con ordini o DDT, importi anomali), ma la validazione finale resta sempre a una persona dell'amministrazione prima di qualsiasi registrazione o pagamento.

4I dati delle fatture escono dal nostro tenant Microsoft 365?

No. Documenti, processamento e log restano nel tuo tenant: le connessioni verso l'esterno sono bloccate e i dati non vengono mai usati per addestrare modelli di terze parti.

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