Generazione automatica di offerte commerciali
Preventivi e proposte composti in automatico da template approvati e dati interni, senza che nulla esca dal tuo Tenant Microsoft 365. Il commerciale rivede, approva e invia.
La generazione offerte commerciali con UnoDiMeno è l'automazione che compone preventivi e proposte partendo da template approvati e dati interni — listini Excel, storico ordini, anagrafiche CRM — dentro il Tenant Microsoft 365 dell'azienda, senza che le informazioni escano dal perimetro. L'umano revisiona e approva ogni invio.
Lo scenario: come funziona oggi
Oggi, in molte aziende italiane, ogni offerta commerciale parte da un documento Word salvato in SharePoint o in una cartella condivisa. Il commerciale copia il template, cerca il listino aggiornato in un file Excel, recupera lo storico del cliente dal gestionale o dal CRM interno e ricopia prezzi e condizioni a mano. Per un team che prepara 20-40 offerte al mese, ogni documento richiede dai 40 minuti alle due ore.
Le richieste arrivano via Outlook o durante una riunione su Teams, mentre i dati tecnici restano sparsi tra email, fogli di calcolo e schede prodotto in SharePoint. Ogni passaggio manuale è un'occasione di errore: un prezzo del listino dell'anno precedente, uno sconto non autorizzato, condizioni commerciali non aggiornate. È il punto di partenza tipico di chi valuta la generazione offerte commerciali automatizzata.
Prima e dopo l'automazione
Con la generazione offerte commerciali basata su un agente IA il flusso cambia così:
| Passaggio manuale | Con l'agente IA |
|---|---|
| Raccolta dati: ricerca a mano tra CRM interno, Excel e vecchie email | L'agente recupera da SharePoint e CRM anagrafica, storico ordini e condizioni del cliente |
| Compilazione: copia e incolla sul template Word, con rischio di refusi | Il documento è composto dal template approvato, con i campi già compilati |
| Listino e sconti: consultazione manuale del foglio Excel, sconti decisi a memoria | Prezzi dal listino vigente; sconti oltre soglia segnalati all'umano prima dell'invio |
| Approvazione: giri di email con versioni multiple dello stesso file | Revisione in Teams su un'unica versione tracciata, con log delle modifiche |
| Archiviazione: salvataggio manuale in cartelle incoerenti | Archiviazione automatica in SharePoint con metadati e rintracciabilità |
Cosa comprende l'automazione
- Lettura della richiesta in arrivo via email o modulo e identificazione del cliente nel CRM
- Recupero automatico di listini, storico ordini e condizioni da SharePoint ed Excel
- Composizione dell'offerta sul template approvato, in formato Word o PDF
- Segnalazione di dati mancanti, incongruenze o sconti oltre la soglia autorizzata
- Archiviazione dell'offerta in SharePoint e registrazione dell'attività nel CRM
Resta invece fuori tutto ciò che è decisione commerciale: strategia di prezzo, negoziazione, approvazione finale e invio al cliente. La generazione offerte commerciali con agente IA prepara il documento, ma l'umano valida ogni offerta prima che esca: nessun invio avviene senza approvazione esplicita.
Dove risiedono i dati
Con la generazione offerte commerciali di UnoDiMeno la distinzione tra storage e processamento è netta: template, listini, anagrafiche e offerte generate restano in SharePoint e OneDrive del tuo Tenant Microsoft 365, e anche l'elaborazione avviene lì dentro. L'agente viene installato nel tuo Tenant con la connessione verso l'esterno bloccata: nessun listino, dato cliente o offerta esce dal perimetro aziendale e nulla viene usato per il training dei modelli.
Ogni azione è tracciata in un log nel tuo ambiente — documento letto, prezzo applicato, bozza creata, approvazione — consultabile in qualsiasi momento da IT e compliance. È il requisito GDPR by design su cui è costruito il servizio.
Errori comuni e KPI da monitorare
Gli errori che bloccano più spesso la generazione offerte commerciali automatizzata sono tre: template Word non aggiornati e duplicati in cartelle diverse, listini Excel multipli senza un'unica fonte autorizzata, regole di sconto mai formalizzate. Prima di automatizzare conviene riordinare queste basi: l'agente lavora bene solo su fonti pulite.
Sul piano dei KPI, i più utili da monitorare sono il tempo medio di produzione di un'offerta, la percentuale di bozze corrette dopo la revisione umana, il tempo di risposta alla richiesta del cliente e l'accuratezza dei prezzi applicati. Su questi indicatori si misura il ritorno reale dell'automazione, offerta dopo offerta.
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Domande frequenti su Generazione automatica di offerte commerciali
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