Automazione per amministrazione e finance

Lo scenario: come funziona oggi

Ogni mattina l'ufficio apre PEC e Outlook: fatture elettroniche da scaricare, ordini PDF da leggere riga per riga, DDT da confrontare, note spese da verificare. Con 300-800 fatture passive al mese, ogni documento viene aperto, rinominato, salvato su SharePoint e reinserito a mano nel gestionale o nell'Excel di controllo.

I dati restano sparsi: allegati in posta, file nelle cartelle di rete, scadenze nei calendari personali, contratti in una libreria aggiornata a mano. Risultato: ore di copia-incolla, registrazioni accumulate a fine mese, solleciti in ritardo e rinnovi scoperti dopo la proroga tacita.

Prima e dopo l'automazione

Cosa comprende l'automazione

L'automazione amministrazione finance copre le attività ripetitive e strutturate del ciclo passivo e del controllo di gestione operativo:

• Lettura e classificazione di fatture, DDT, ordini e ricevute in arrivo via PEC, Outlook o SharePoint
• Estrazione dei dati chiave: partita IVA, imponibili, aliquote, IBAN, righe d'ordine
• Preparazione di proposte di registrazione contabile e inserimento ordini nel gestionale
• Riconciliazione tra movimenti, fatture ed estratti conto con segnalazione degli scostamenti
• Monitoraggio delle scadenze contrattuali e delle partite aperte, con bozze di sollecito pagamento
• Generazione di report finanziari periodici su Excel o dashboard interne

Restano umane le decisioni critiche: approvazione dei pagamenti, contenziosi, rapporto con il commercialista, firma dei documenti fiscali. L'agente propone, una persona valida sempre prima dell'esecuzione.

Dove risiedono i dati

Con l'automazione amministrazione finance di UnoDiMeno lo storage resta dove è oggi: fatture, contratti ed estratti conto rimangono su SharePoint e OneDrive del tuo Tenant Microsoft 365, le email nella tua Exchange Online. Anche il processamento avviene nello stesso perimetro: gli agenti operano con le identità e i permessi che assegni tu, e ogni connessione esterna è bloccata.

Nessun dato viene usato per addestrare modelli esterni e nessuna copia esce dal Tenant. I log di ogni azione — cosa ha letto l'agente, cosa ha proposto, chi ha approvato — restano nel tuo ambiente, per audit e GDPR.

La mappa delle soluzioni per amministrazione e finance

Le soluzioni di automazione amministrazione finance di questo hub: ognuna automatizza un processo specifico, tutte con lo stesso principio — dati nel tuo Tenant, umano che valida.

• Fatture passive — ciclo completo dalla ricezione alla proposta di contabilizzazione
• Smistamento fatture — instradamento automatico al centro di costo o al referente corretto
• Registrazione fatture — dati estratti e scrittura proposta pronta per la validazione
• Ordini da PDF — conversione degli ordini clienti in righe strutturate per il gestionale
• DDT — lettura, abbinamento a ordini e fatture, controllo delle quantità
• Note spese — lettura delle ricevute e verifica automatica contro la policy aziendale
• Riconciliazione spese — abbinamento tra movimenti, giustificativi ed estratti conto
• Scadenze contratti — registro scadenze e alert prima di rinnovi e disdette
• Solleciti pagamento — partite scadute monitorate e bozze di sollecito
• Preventivi — bozze di offerta da listini e template interni
• Report finanziari — report periodici da Excel e gestionale, senza export manuali

Gli errori più comuni prima dell'automazione

Nei processi manuali gli errori tipici sono fatture registrate due volte, aliquote IVA sbagliate e scadenze perse con interessi di mora. I primi KPI da osservare: quota di documenti gestiti senza intervento manuale, tempo tra ricezione e registrazione, partite scadute oltre i 30 giorni.

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